Proforma Fatura Nedir? Nasıl Hazırlanır?

Faturalama, işletmelerin günlük işleyişinde çok önemli bir yere sahiptir. Çünkü işletmeye gelen nakit akışını korumaktadır. Bu sebeple, fatura türlerine dair bilgi sahibi olmak şirket içinde sağlam iş uygulamalarını geliştirilmesine olanak sağlar. Daha önce “Fatura Nedir? Fatura Türleri Nelerdir?” adlı blog yazımızda proforma dahil birçok fatura türlerini ele almıştık. Bu yazımızda ise Proforma Fatura’nın detaylarına ineceğiz.

Proforma Fatura Nedir?

Proforma fatura, mal veya hizmetlerin satışı yapılmadan önce alıcıya bilgi sunmak amacıyla hazırlanan fatura türüdür. Teklif faturası veya ön fatura olarak da bilinmektedir. Proforma, ürünlerin tanımını, toplam ödenecek tutarı ve işlemle ilgili diğer bilgileri içermektedir.

Genellikle dış ticarette kullanılan bir fatura türüdür. Satıcı ile müşteri arasındaki iyi niyeti ve güveni sağlamak için çok uygun bir yoldur.

Proforma Fatura Yasal Olarak Bağlayıcı mıdır?

Bir proforma, nihai satış faturasında yer alan bilgilerin birçoğunu içermesine rağmen, ticari olarak bir yükümlülüğü bulunmamaktadır. Bir başka deyişle bağlayıcı bir niteliği yoktur.

Fatura ve Proforma Fatura Arasındaki Fark Nedir?

Fatura

• Mal veya hizmete ait satışın ve ödemenin gerçekleştiğini teyit eder.
• Fatura ödeme yapılmadan önce düzenlenir.
• Mal ve hizmetler için ödenmesi gereken tutarı alıcıya gösterir. Aynı zamanda yasal olarak bağlayıcıdır.
• Mal veya hizmet bedelinin ödenmesi için fatura gereklidir. Ek olarak faturalar, alacak-borç hesapları olarak kaydedilir.

Proforma Fatura

• Proforma, faturalama sürecinden önce gönderilen yazılı bir tekliftir. Henüz teslim edilmeyen mal veya hizmetlerin ayrıntılarını içerir.
• Sipariş vermeden önce gönderilir.
• Alıcıya ödenmesi gereken tutar ve ne zaman ödenmesi gerektiğine dair bilgi verir. Bu sebeple muhasebeleştirilmezler.

Proforma Fatura Hangi Alanlarda Kullanılmaktadır?

Proforma oluşturmanın iki temel sebebi vardır. Satışını yapacağınız ürün veya hizmetin tahmini maliyetini göstermek veya uluslararası nakliye yapmak istediğinizde proforma hazırlamanız gerekmektedir.

1. Maliyet Tahmini

Proformalar, siz ve müşterileriniz arasında bir tür iyi niyet sözleşmesi işlevi görmektedir. Bunlar bir satış için ödenmesi gereken toplam tutarı doğru bir şekilde gösteren kalemlerin bir dökümü niteliğindedir.

2. Uluslararası Nakliye

Genellikle ürün miktarı, toplam tutarı, nakliye, paketleme, ağırlık ve teslimat ücretleri ile ilgili ayrıntılı bilgileri içermektedir. Uluslararası nakliye yapan işletmeler, proformayı sıklıkla kullanmaktadır. Gümrükten hızlı bir şekilde geçmesi ve müşteriye zamanında teslim edilmesi için bir ürünün değerini belirtmeye yardımcı olmaktadır.

Proforma Faturada Yer Alması Gereken Bilgiler

• Faturanın tarihi
• Mal veya hizmetlerin cinsi
• Satıcı ve Alıcı Bilgileri (isim, adres, iletişim numarası vs.)
• Ödeme şeklinin nasıl olacağı
• Ürünlerin menşei
• Teslimat şekli
• Teslimat süresi
• Ürün veya hizmetin miktarı, birim fiyatı ve toplam tutarı
• Ürünlerin ağırlığı ve ölçüleri
• Navlun ve sigorta primlerine ait tutarlar
• Ürünlere ilişkin ambalaj özellikler gibi detaylı açıklamalar
• Düzenleyen kişinin imzası

Proforma Fatura Nasıl Düzenlenir?

Proforma hazırlarken dikkat edilmesi gereken bazı kurallar mevcut.

• Faturada mutlaka “proforma fatura” ibaresi bulunmalıdır.
• Faturanın sağ üst köşesine proforma numarası ve düzenlendiği tarih yazılmalıdır.
• Faturanın sol üst köşesinde alıcı ve satıcı bilgileri yer almalıdır.
• Sayfanın orta kısmında satılan mal veya hizmetlere dair detaylar bulunmalıdır. Bu detaylar ürünün açıklaması, cinsi, miktarı, birim fiyatı, toplam tutarı ve KDV oranıdır.
• Genellikle proformalar, hazır bir şablon üzerinde hazırlanmaktadır.
• Ek olarak mutlaka antetli kâğıt üzerinde çıktı alınmalı veya hazırlanmalıdır.