Özel Entegratör Nedir? Avantajları Nelerdir?

Özel entegratör, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yetkilendirilen ve işletmelerin dijital dönüşümünü gerçekleştirmelerinde şirketlere e-belge oluşturma kolaylığı sağlayan aracı kurumlardır. e-Fatura, e-Arşiv Fatura, e-Defter, e-Serbest Meslek Makbuzu, e-İrsaliye gibi elektronik belgeler düzenlerler. e-Belgelerin saklanması ve güvenliği Bilgi Teknolojileri Hizmet Yönetim Sistemi (ITSM) ve Bilgi Güvenliği (ITIS) gibi sertifikalara sahip olması gereken özel entegratörlerin sorumluluğundadır. Ayrıca ITIL sertifikasına sahip en az bir personel istihdam etmeleri gerekmektedir.

Gelir İdaresi Başkanlığı, özel entegratörler dışında kullanıcıların e-belge kayıtlarını oluşturabilmeleri için Entegrasyon ve GiB Portal olarak 2 farklı seçenek daha sunmaktadır. Ancak, Entegrasyon ve GİB Portal’ın birçok avantajı olsa da Özel Entegratörlere göre dezavantajları da bulunmaktadır.

Entegrasyon yöntemi ile mükellef, veri işleme sistemi ve sunucu yönetimi ile veri arşivleme maliyetini, mevzuatta ve teknik kılavuzlarda güncelleme takibini ve bunların sisteme uygulanmasını yönetmek zorundadır.

Gelir İdaresi Başkanlığı, GİB Portal sistemini kullanıcılarına ücretsiz olarak sunmaktadır. Ancak GİB Portal’ın fonksiyonlarının sınırlı olması, aylık fatura yükleme sınırının 500 adet olması, arşivleme işlemlerinin manuel olarak yapılması, ihracat fatura işlemleri gibi bazı veri tiplerinin giriş desteğinin olmamasından dolayı çok sayıda fatura düzenleyen firmaların kullanıma uygun değildir.

Özel Entegratör Yetkisi Nasıl Verilir?

Özel Entegratörlük yetkisi alabilmek için Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen koşullara sahip olmak ve yapılan testleri başarılı bir şekilde geçmek gerekmektedir. Buna göre; özel entegratörün bilgi güvenliği, iş sürekliliği ve bilgi teknoloji hizmet yönetimi sistemi sertifikalarından en az bir tanesine sahip olması, en az bir tane ITIL sertifikalı personel çalıştırması, TÜBİTAK-BİLGEM Kamu Sertifikasyon merkezinden mali mühür sertifikası imzalama süreci ile ilgili uyum değerlendirme raporunu alması gerekmektedir. GİB’in değerlendirmelerinden sonra özel entegratör olma hakkı elde eden kurumlar www.efatura.gov.tr adresinde yayınlanmaktadır. Gelir İdaresi Başkanlığı’nın uygun görmediği hiçbir kurumun özel entegratör yetkisi alması mümkün değildir.

Özel entegratörlük, yalnızca bir işi yapmak değil, o işin devamlılığını sağlama ve gerektiğinde yeni çözümler ortaya koyma yeteneği de gerektirmektedir. Bu sebeple, işletmelerin özel entegratörlerini seçerken bazı konulara dikkat etmesi gerekir.

Özel Entegratör Seçerken Dikkat Edilmesi Gerekenler

• Her şeyden önce özel entegratörün kurumsal yapısı incelenmelidir.
• Özel entegratörlerin süreç yönetimini etkin ve sorunsuz şekilde yürütebilmeleri gerekir.
• Özel entegratör, kullanıcıların, sahip olduğu ve Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen yasal haklarını ve bu hakların geçerlilik süresini çok iyi bilmelidir.
• Özel entegratörün, gelişen teknolojiye, e-dönüşüm kapsamında ortaya çıkan yeniliklere ve gelişmelere adapte olup olmadığına bakılmalıdır.

Özel Entegratör Avantajları Nelerdir?

• Özel entegratör, e-belge kayıtlarını Gelir İdaresi Başkanlığı’nın yayınladığı kılavuzlara göre oluşturur, gönderir, saklar ve takip eder.
• Mevuzat ya da teknik kılavuzlarda herhangi bir güncelleme yapıldığında mükellef adına takip eder, bilgilendirmeler yapar ve sisteminde güncellemeleri uygular.
• Kullanıcıların verilerini yedeklediği için olumsuz bir durum karşısında verilerin kaybolmasının önüne geçer.
• Özel entegratör, e-Fatura, e-Arşiv Fatura ve e-İrsaliye gibi işlemleri, kendi mali mührü ya da HSM cihazlarıyla imzaladığı için mükelleflerin mali mührüne gerek yoktur.
• Sistemlerin, 7/24 erişilebilir ve çalışıyor olmasını garanti eder.
• SAP ve ERP sistemleriyle uyumlu çalışır ve sisteme otomatik olarak entegre edilir.
• Özel entegratörlerin belgeleri arşivleme süresi 10 yıldır.