Envanter Defteri Nedir? Açılış Onayı Nasıl Yapılır?

Mali veya ekonomik bir faaliyetin bulunduğu bir şirkette, başka bir deyişle bir tacirin faaliyetinde, işletmenin hesap dönemindeki gelir ve gider durumlarının belirlenmesi ve yazılması gerekir. Genel anlamda bir işlem durumu, bir gider kaleminin muhasebeleştirilmesine neden olan bir olay veya ayrıca gelir veya varlık yaratan bir olay olarak tanımlanabilir. Defter hesabına girişin sağlıklı bir şekilde yapılabilmesi için belirli bir işlemin gerçekleştiği bazı belgelerle desteklenmesi gerekir. Türk Ticaret hukukunda defterler, yetkililer tarafından incelenirken tüm ticari faaliyetlerin şeffaf hale getirilmesini zorunlu kılmaktadır. Defterler, bir hesap döneminde gerçekleştirilen faaliyetlerin ve bu faaliyetlerden kaynaklanan mali durumun açıkça görülebilmesini sağlamalıdır.

Envanter Defteri Nedir?

Envanter defteri, ticari işletmenin açıldığı tarihten itibaren her hesap dönemi sonunda alacak, borç ve taşınmaz gibi tüm varlık ve yükümlülüklerin ayrı ayrı kaydedildiği, sıra numaralı ciltli bir defterdir.

Envanter defterinin tutulduğu hesap dönemi 12 ayı geçmez. Vergi Usul Kanununa göre envanter; düzenli olarak faaliyet gösteren bir işletme, hesap döneminin sonundan itibaren üç ay içinde faaliyetlerine uygun bir zamanda düzenlenir ve deftere kaydedilir.

Envanter Defteri, ticari kuruluşun tüm varlıkları hakkında bilgi sahibi olmanın yanı sıra işletmenin parasal değerini ve kazançlarını görmek için de kullanılır.

Envanter Defteri Tutulurken Nelere Dikkat Etmek Gerekir?

• Envanter defteri Türkçe olarak tutulmalıdır.
• Para birimi olarak Türk Lirası kullanılmalıdır.
• Kayıtlar düzenli ve eksiksiz bir şekilde yapılmalıdır.
• Kayıtların arasında boşluk bırakılmamalı ve satır atlanmamalıdır.
• Ciltli defter kullanımında defterden sayfa koparılmamalıdır.
• Envanter kayıtlarının üzeri çizilemez ve silinip değiştirilemez.
• Yapılan hatalarda düzeltme, muhasebenin esaslarına göre yapılmalıdır.
• Envanter defteri fiziki olarak kullanılacak ise ilk önce açılış onayı yaptırılmalıdır.

Envanter Defterinde Yapılan Hatalar Düzeltilir mi?

Envanter defterinde rakamlar veya yazılar yanlış yazılmışsa, yanlış rakamın veya yazının üzerini çizip yanına veya ait oldukları hesaba, doğru bir şekilde yazarak düzeltme yapılabilmektedir. Envanter defterine işlenmiş olan bir kaydı çizerek ya da silerek okunmayacak duruma getirmek yasaktır.

Envanter Defteri Açılış Onayı Nasıl Yapılır?

Defterin açılış onayı için gerekli olan bilgiler eksiksiz bir şekilde toplanmalıdır.

Açılış onayı için gerekli olan bilgiler;

• MERSİS No
• Envanter defterinin türü ve sayfa sayısı
• Defter sahibine ait ad-soyad, unvan ve iletişim bilgileri
• İşletmenin faaliyet alanı ve merkezi
• Hesap dönemi
• Defterin onaylanma tarihi ve onaylayan kişinin resmi mührü ile imzası

Hangi Bilgiler Envanter Defterine Kaydedilir?

• Açılış ve Kapanış Mizanları

Açılış ve kapanış mizanlarının yazıldığı sırada dövizli ve miktarlı muhasebe yapılmış ise dövizli, miktarlı ve ek olarak muavin hesaplarının da yazılması gerekmektedir.

• Bilanço ve Gelir Tablosu

Bir önceki yılın ve cari yılın karşılaştırılmalı bir şekilde yazılması, aradaki farkların kontrol edilmesini ve görülmesini sağlamaktadır.

• Demirbaş ve Amortisman Listeleri

Amortisman kayıtları, 3 aylık dönemlerde hesaplanmakta ve bu kayıtları da kapsayacak şekilde envanter defterine yazılması gerekmektedir.

• Alınan, Verilen Çek ve Senetler

Bir sonraki seneye devreden çekler, firma bilgileriyle beraber vade sırasına göre yazılmalıdır.

• Alınan, Verilen Depozito ve Teminatlar

Büyük şirketlerde, şube ve lojmanlarının teminat ayrıntıları bazen karıştırılmaktadır. Bazı zamanlarda da şirket aboneliğinin olmasına ve teminatını yatırmasına rağmen mizan ve bilanço kayıtlarında görülmemektedir. Bu gibi sorunlarla karşılaşmamak için bu tarz tutarlar ayrıntılı bir şekilde kayıt edilmelidir.

• Stok Envanter Listeleri

Ana depoda bulunan stoklar envanter defterine mutlaka yazılmalıdır. Ek olarak, eğer işletmenin departman veya şube envanter listesi varsa, dönem sonu bakiyeleri malzeme ayrıntılarını da içerecek şekilde yazılması gerekmektedir.

• Menkul Kıymetler, Hisse Senetleri, Tahvil ve Bono Ayrıntıları

Bakiyelerin açılması yıl sonuna denk gelecekse, bahse konu olan tutar, miktar ve vade bilgileri ayrıntılı bir şekilde yazılmalıdır.

• Gelecek Yıla Devreden Giderler ve Gelir Tahakkukları ve Kredi Ödeme Planları

Envanter Defteri Ne Zaman Tasdik Ettirilir?

• İş ile ilgili faaliyetlerini yürütmeye devam etmekte olanlar defterin kullanılacağı seneden önce gelen son ayda
• Hesap dönemleri Hazine ve Maliye Bakanlığı tarafından belirlenmiş olanlar, defterin kullanılacağı hesap döneminden önce gelen son ayda,
• İşe yeniden başlayanlar, yeni bir mükellefiyete geçenler ve sınıf değiştirenler işe başlama, yeni mükellefiye geçme ve sınıf değiştirme tarihinden önce,
• Vergi muafiyeti kalkanlar, muaflık tarihinden itibaren on gün içinde,
• Tasdik ettirilmesi gereken defterlerin dolma sebebiyle veya başka sebeplerden dolayı sene içinde yeni bir defter kullanmak zorunda olanlar, yeni defteri kullanmaya başlamadan önce envanter defterlerini tasdik ettirmelidir.