Gelişen teknoloji araçları ile birlikte geleneksel iş süreçlerini dijital ortama taşıyarak zaman ve maliyetten tasarruf etmek artık çok daha kolay.
Geleneksel mutabakat yöntemi ile uzun süre zarfında ve zorlayıcı olan bu dönem yerini çok daha pratik ve kısa olan elektronik mutabakata bıraktı.
Peki nedir bu elektronik mutabakat birlikte bakalım;
Şirketler ile müşteri arasındaki alacak-borç hesaplarının elektronik ortamda kolay, pratik, hızlı, güvenli ve hatasız bir şekilde karşılaştırılmasını sağlayan sistem olarak tanımlanır.
e-Mutabakat; BA-BS mutabakatları ve cari hesap mutabakatları için geliştirilmiş bir web uygulamasıdır. Bu sayede tüm mutabakatları tek bir panel üzerinden göndererek gelen cevapları takip edebiliyor ve muhasebe programlarınıza işleyebiliyorsunuz.
3 adımdan oluşan süreçte hem zamandan tasarruf ederek hem de maliyetleri minimum noktaya düşürerek süreç yönetimini inceleyelim;
BA, BS ve Cari Hesap mutabakatları için sistemden alınan Excel dosyalarını e-mutabakat uygulamasına aktarımı.
Sisteme yüklenen mutabakat kayıtlarının çalışılan şirketlere e-posta, SMS ya da faks yoluyla tek tuşla gönderimi.
Tanımlı şirketlerden gelen mutabakat onay ve red bildirimlerini sistem üzerinden anlık olarak görüntüleme olanağı. Belirli bir süre dönüş alınamayan şirketlere sistem tarafından otomatik tekrar gönderim yapılmasını sağlayarak cevaplanma oranının artırımı.
BA/BS mutabakatlarını yapmak kanunen zorunludur. Fakat e-Mutabakat’a geçiş zorunluluğu söz konusu değildir. BA/BS mutabakatlarını ve cari hesap mutabakatlarını elektronik ortamda gerçekleştirmek isteyen bütün firmalar e-Mutabakat hizmetinden faydalanmaya kolay bir şekilde başlayabilirler.
e-Mutabakat sistemine geçerek telefonda çok zaman ve emek harcadığınız geleneksel mutabakat sürecinin zahmetleri tamamen ortadan kalkıyor. Bu sistem ile yürüttüğünüz dönemsel mutabakat süreçleriniz kolay ve hızlı bir şekilde gerçekleştiriliyor.
O halde bu avantajlar neymiş bir bakalım;
9 madde’de ele almamız gerekirse;
Elektronik ortama aktarılan mutabakat süreci ile telefon, e-posta ve faks trafiğini sona erdirip, yüzlerce satırlık 2 ekstreyi saniyeler içerisinde karşılaştırma imkânı sağlar.
Kargo, arşivleme, kâğıt, telefon, faks gibi masraflardan kurtularak çalışanların evraklar arasında kaybolmasının önüne geçerek hem zamandan hem de paradan tasarruf sağlanabilir.
Mutabakatlarda yaşanan uyuşmazlıkları web üzerinden çözebilir ve mutabakatlar sistemden kolaylıkla kontrol edilebilir.
Geriye dönük fatura sorgulama süreçlerini kolaylaştırarak, detaylı raporlama sayesinde mutabakat mektuplarının karşı tarafa ulaşım durumu rahat bir şekilde öğrenilebilir.
Tek tek mutabakat gönderimi yapmak yerine çoklu seçim yöntemi sayesinde birden fazla mutabakatı karşı tarafa ileterek zamandan tasarruf edilebilir.
Web tabanlı uygulama sayesinde verilerin anında sisteme aktarılabilmesi.
Ekstreleri çevrimiçi bir şekilde çok kısa sürede karşılaştırıp mutabakat farkları tespit edilebilir.
e-Mutabakat sisteminin, dönüş alınamayan şirketlere otomatik cevap şeklinde tekrar e-posta gönderilmesi sağlanabilir.
Mutabakat gönderileri KEP sistemi üzerinden yapılarak giden mutabakat mektuplarının ve gelen cevapların resmi olması sağlanabilir.
İçerik Pazarlaması Uzmanı
Mutabıkım bir MDP Group markasıdır.
Kübra Taşcı