e-İrsaliye Hakkında Sık Sorulan Sorular

Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından, e-dönüşüm kapsamında ortaya çıkan uygulamalardan olan e-irsaliye hakkında en çok merak edilenleri bu yazımızda bir araya getirdik.

e-İrsaliye Hakkında Sık Sorulan Sorular

1. e-İrsaliye Sistemine Geçmek için e-Fatura Mükellefi Olmalı mıyım?

e-İrsaliye sistemine geçiş yapabilmek için öncelikle e-fatura mükellefi olma şartı bulunmaktadır.

2. e-İrsaliye Kimler için Zorunludur?

• e-fatura mükellefi olup, 2021 ve takip eden diğer hesap dönemlerinde hasılatı 10 milyon TL ve üzeri olan mükellefler,
• Özel Tüketim Vergi Kanunu’nun I. listesinde yer alan EPDK lisansı bulunan şirketler,
• ÖTV Kanunu’nun III. listesinde yer alan ürün imalatı, yapımı ve ithalatını yapan mükellefler,
• Maden üretimi faaliyetleri gerçekleştiren gerçek ve tüzel kişiler,
• Şeker Kanunu’nda belirlenmiş olan şekerin imalatını yapan mükellefler,
• Demir-çelik veya demir-çelik eşyaların imalatı, ithalatı veya ihracatı yapan mükellefler,

3. e-İrsaliyeye Nasıl Geçiş Yapabilirim?

Elektronik irsaliyeye geçiş için GİB Portal, entegrasyon ve özel entegrasyon olmak üzere 3 farklı yöntem bulunmaktadır.

Detaylı bilgi için “e-İrsaliye Nedir? 2022 e-İrsaliye Zorunluluğu” adlı blog yazımızı okuyabilirsiniz.

4. e-İrsaliye Kapsamına Giren İrsaliye Türleri Hangileridir?

Yalnızca sevk irsaliyeleri, e-irsaliye kapsamına girmektedir.

5. Sisteme Yeni Kayıt Olan Mükellefler Kağıt (Matbu) İrsaliye Kesmeye Devam Edebilir mi?

Sisteme kaydını yeni yapmış olan mükellefler, sisteme dahil oldukları ayın son gününe kadar e-irsaliye yerine kağıt irsaliye düzenleyebilirler.

6. e-İrsaliye Kestiğimiz Alıcının e-İrsaliye Sistemine Kayıtlı Olması Gerekir mi?

Alıcının e-irsaliye uygulamasına kayıtlı olup olmadığına bakılmadan tüm sevk irsaliyeleri e-irsaliye olarak düzenlenmelidir.

7. e-İrsaliye Kime Kesilir?

e-irsaliyeler malı taşıttıran veya taşıyan tarafından düzenlenmektedir. Buna göre;

• Mal satıcı tarafından taşınıyorsa, e-irsaliyeyi satıcı,
• Mal alıcı tarafından taşınıyorsa, e-irsaliyeyi alıcı,
• Mal kargo veya lojistik firması tarafından taşınıyorsa, e-irsaliyeyi kargo veya lojistik firması düzenlemektedir.

8. e-İrsaliye Ne Zaman Düzenlenir?

Malın fiili olarak sevk edilmesinden önce e-irsaliyenin düzenlenmesi ve GİB Portal’a gönderilmesi gerekmektedir.

9. Alıcının Bilinmediği Durumda e-İrsaliye Nasıl Düzenlenir?

Alıcının bilinmediği durumda Vergi Kimlik Numarası veya T.C. Kimlik Numarası bölümüne 5555555555, Ad-Soyad veya Unvan bölümüne ise “Muhtelif Müşteriler” yazarak e-irsaliye düzenlenmelidir.

10. Alıcının e-İrsaliye Sistemine Kayıtlı Olmadığı Durumda e-İrsaliye Hangi Sisteme Gönderilir?

Alıcının e-irsaliye sistemine kayıtlı olmadığı durumda e-irsaliye öncelikle alıcının bilgilerine göre düzenlenmelidir. Bu gibi durumlarda düzenlenen e-irsaliyeler, kullanılan yöntem veya özel entegratörün sunduğu sistem dahilinde 3900892152 Vergi Kimlik Numaralı GİB e-İrsaliye Sanal Alıcısına” gönderilecektir. Alıcıya ise e-posta veya kağıt irsaliye yolu ile teslim edilmelidir.

11. e-İrsaliye Nasıl Düzenlenir?

e-fatura düzenlediğiniz sistem üzerinden e-irsaliye ile ilgili gerekli bilgileri girdikten sonra e-irsaliyenizi oluşturabilirsiniz.

12. e-İrsaliyede Yer Alması Gereken Bilgiler Nelerdir?

• e-İrsaliyenin oluşturulma tarihi, saat, dakika ve belge numarası,
• Müşteriye ait ad-soyad/unvan, varsa vergi dairesi, VKN ve adres bilgileri,
• Taşınacak olan malın cinsi ve miktarı
• Malın fiili sevk tarihi
• Malı taşıyacak olan aracın plakası ve şoför bilgileri, eğer taşıma kargo / lojistik firması tarafından yapılacaksa firmanın Ad-Soyad veya VKN/TCKN bilgileri
• Elektronik ortamlarda e-irsaliyenin sorgulanması, doğrulanması ve görüntülenmesi için karekod veya barkod

13. e-İrsaliyede Taşıyıcı Bilgilerinin Yer Alması Zorunlu mu?

Evet, zorunludur. Eğer taşıyıcı bilgileri henüz bilinmiyorsa e-irsaliyenin taslak olarak kaydedilmesi ve sonrasında gerekli bilgilerin doldurulmasıyla e-irsaliyenin sistemde onaylanması gerekmektedir.

14. e-İrsaliyeye Yanıt Kaç Gün İçerisinde Verilmelidir?

e-irsaliyenin sisteminde kabul, kısmi kabul ve red içeren “irsaliye yanıtı” belgesi bulunmaktadır. Buna göre, irsaliye yanıtı ile fiili sevk tarihinden sonraki 7 gün içerisinde malların tamamı “kabul yanıtı” ile kabul edilebilir veya “kısmi kabul yanıtı” ile bir kısmına red cevabı verilebilir.

e-İrsaliyeye red yanıtının verilebilmesi için fiili sevkten önce malın veya alıcının hatalı olması gerekmektedir. Bu durum dışında yapılan red yanıtlarının hiçbir hükmü bulunmamaktadır.

Ayrıca, alıcı, 7 gün içerisinde herhangi bir yanıt vermezse mallar kabul edilmiş sayılmaktadır.

15. e-İrsaliyenin İptali Mümkün mü?

e-İrsaliye belgesinin iptali mümkün değildir. Malın fiili sevkiyatından önce malın içeriğinin veya alıcının kusurlu olduğu tespit edilirse, alıcı tamamına “red” yanıtı verebilir.

16. Geçmişe Dönük Elektronik İrsaliye Kesmek Mümkün mü?

e-İrsaliye üzerinde düzenlenme tarihi ve fiili sevk tarihinin bulunma zorunluluğundan dolayı geçmişe dönük e-irsaliyenin kesilmesi mümkün değildir. Ek olarak, fiili sevk tarihi, düzenlenme tarihi ile aynı olabileceği gibi bir sonraki tarih de olabilmektedir.  Ancak, geçmiş bir tarih olamaz.

17. e-Fatura ve e-Arşiv Fatura Sevk İrsaliyesi Yerine Geçer mi?

Gerekli şartlar sağlandığı takdirde e-fatura ve e-arşiv fatura sevk irsaliyesi yerine geçer. Buna göre;

• Malın teslimatı sırasında e-fatura veya e-arşiv fatura düzenlenmesi,
• Belge üzerine yazılan düzenlenme tarihi yanına düzenlenme zamanı saat ve dakika olarak yazılması
• Belgenin üzerinde “irsaliye yerine geçer” belirtilmesi,
• Kâğıt belgenin satıcı ya da yetkili tarafından imzalanması şartları yerine getirildiği takdirde, e-fatura veya e-arşiv faturanın kâğıt olarak çıktısı sevk irsaliyesi yerine geçmektedir.

18. Taşıma İrsaliyesi e-İrsaliyenin Yerine Geçer mi?

Yalnızca sevk irsaliyesi e-irsaliye kapsamındadır. Taşıma irsaliyesi, malın alıcıya teslim edilmesi için belli bir ücret karşılığında kargo veya lojistik firmalarına taşıttırıldığı durumlarda düzenlendiği için, taşıyan tarafından düzenlenmektedir. Bu sebeple, taşıma irsaliyesi e-irsaliye yerine geçmez.

19. İhracat İşlemlerinde e-İrsaliyenin Düzenlenmesi Zorunlu mu?

e-İrsaliye Sistemine kayıtlı olan mükellefler tarafından yapılan mal ihracatı faaliyetlerinde sevkiyat başlamadan önce e-irsaliyenin düzenlenmesi gerekmektedir. İhracat işlemlerinde, alıcının sisteme kayıtlı olmaması sebebiyle e-irsaliye “muhtelif müşteri” olarak veya e-irsaliye yerine geçen e-fatura ya da e-arşiv fatura düzenlenmelidir.

20. e-İrsaliyede Yol Denetimi Nasıl Yapılır?

Malların taşındığı sırada araçta elektronik irsaliyenin kâğıt çıktısı ya da elektronik belge görüntüsünün bulunma zorunluluğu vardır. Yol denetimi yapılırken irsaliyenin kâğıt çıktısı ya da elektronik belge görüntüsü, yol denetim memuruna gösterilir ve denetim memuru Gelir İdaresi Başkanlığı’na ait sistem üzerinden gerekli kontrolleri yapar.

21. e-İrsaliyenin Kâğıt (Matbu) Çıktısını Saklama Yükümlülüğü Bulunuyor mu?

Elektronik irsaliye belgesinin sadece dijital ortamda saklanma zorunluluğu bulunmaktadır. Bu sebeple, irsaliyenin kağıt çıktısının saklanması ya da ibraz edilmesi zorunlu değildir.

Ancak, satıcı tarafından alıcıya fiilen teslim edilen malın tespitinde kâğıt çıktının teslim belgesi veya rapor amacıyla kullanılmasına herhangi bir engel yoktur.