e-Fatura Nasıl Kesilir? Nasıl İptal Edilir?

Ticari kazanç sağlayan her türlü faaliyetin faturalandırılması zorunludur. Son yıllarda yaşanan teknolojik gelişmeler ile beraber bu faturalar elektronik ortamlara da taşındı.  Zorunlu olarak e-fatura uygulamalarına geçiş yapan şirketler olduğu gibi gönüllü olarak geçen şirketler de bulunmaktadır.

Daha önceki yazılarımızda e-faturaya ve e-arşiv nasıl geçebileceğinize dair bilgileri ele almıştık.

Bu yazımızda da yine en çok sorgulanan e-fatura ve e-arşiv faturanın nasıl kesildiğine ve nasıl iptal edildiğine değineceğiz.

e-Fatura Nasıl Kesilir?

e-Faturalarınızı kesmek için 3 farklı yöntem bulunmaktadır.

1. Gelir İdaresi Başkanlığı Portalı:

İşletmelerin, Gelir İdaresi Başkanlığı’na (GİB) ait internet sitesinde mevcut olan e-fatura portalı aracılığı ile e-faturalarını ücretsiz olarak hazırlama imkânı vardır. İşletmeler, bu portal ile fatura işlemlerine dair tüm süreçleri düzenleyip takip edebilmektedir. Ancak GİB Portal’ı az sayıda fatura kesen işletmeler için daha ideal bir yöntemdir. Çünkü e-fatura kesme sayısı yüksek olan işletmeler için bu sistemin yetersiz olacağı durumlar söz konusu olabilmektedir.

Kullanıcılar GİB Portal üzerindeki faturalarını yalnızca 6 ay saklayabilmektedir. 6 aylık dönemlerde faturalar geriye doğru sistemden silinmektedir.

Vergi Usul Kanunu’na göre e-fatura saklama zorunluluğu 5 yıl, Türk Ticaret Kanunu’na göre ise 10 yıldır. Bu da GİB Portal kullanıcıları için e-faturalarını saklama konusunda bir dezavantaj oluşturmaktadır. Bu sebeple kullanıcılar faturalarının bir yedeğini mutlaka almak zorundadır.

2. Entegrasyon

İşletmelerin, kullandığı bilgi işlem sistemi ile GİB’i birbirine entegre ederek e-fatura kesmeleri mümkündür. Ancak bu yöntemi tercih eden işletmelerin donanım ve yazılım geliştirmesi için uzman bir personele ihtiyacı olacaktır. Aksi durumda sistemin aktif çalışması önünde birtakım sorunlar çıkma ihtimali vardır.

3. Özel Entegratör

İşletmeler, GİB onaylı özel entegratörler aracılığı ile e-faturalarını kesebilmektedir. Çok fazla sayıda e-fatura kesen işletmeler için hızlı ve oldukça kullanışlı bir yöntemdir.

Özel entegratör ile e-fatura kesmek isteyen işletmelerin yazılım ve donanım gibi herhangi bir yatırım yapmaya ihtiyacı yoktur. Entegratörler, e-fatura uygulamalarını işletmelerin hali hazırda kullandıkları sistemlerine entegre ederler. Üstelik fatura verilerini güvenliğini en düzeyde sağlarlar ve işletmelerin ihtiyaçları doğrultusunda ek özellikler geliştirirler.

Buna ek olarak, e-faturaları 10 yıl boyunca saklama imkânı sunarlar. Bu sayede e-fatura kesme, gönderme ve saklama işlemleri güvenli bir sistem aracılığı ile kolay bir şekilde gerçekleşir.

e-Fatura Nasıl İptal Edilir?

e-Fatura iptal edilme şekli, kullanılan fatura türüne göre değişmektedir. Bu sebeple ticari e-fatura iptali ve temel e-fatura iptali ile ilgili işlemler farklılık göstermektedir.

Buna ek olarak, e-faturalar gönderici taraf tarafından iptal edilemezler. Alıcı tarafından e-faturanın iptal edilmesi gerekmektedir.

• Temel e-Fatura İptali

Gelir İdaresi Başkanlığı e-Fatura İptal Portal’ı üzerinden temel fatura standartlarına göre düzenlenen bir e-faturayı iptal etmek mümkündür.

Temel e-faturalar alıcıya direkt ulaşması amacıyla gönderildiğinden dolayı alıcının faturayı reddetme seçeneği yoktur. Bunun için faturayı düzenleyen tarafın e-Fatura İptal Portal’ı üzerinden iptal talebini oluşturması ve alıcıya göndermesi gerekir.

Satıcı iptal talebi oluşturmak için fatura numarasını ve tutar bilgilerini mali mühürle imzalaması gerekir. E-Faturanın iptal olması için de alıcının portal üzerinden iptal talebine onay vermesi gerekir. Alıcı onay verdiği takdirde faturanın iptali gerçekleşir. Ancak alıcı iptal talebine onay vermediyse fatura iptal edilmeyecektir.

• Ticari e-Fatura İptali

Ticari e-fatura iptalinde alıcının onay verme veya reddetme seçenekleri bulunmaktadır. Alıcı, faturayı 8 gün içinde kabul etme veya iptal etme hakkına sahiptir. Bu süre zarfında alıcı hiçbir işlem yapmazsa fatura onaylanır.

İptal için ise alıcının KEP üzerinden satıcıya fatura iptal talebini içeren bir yazı göndermesi gerekir. İki taraf da faturanın iptal edilmesi üzerine anlaşmaya varırsa iptal işlemi gerçekleşir.

e-Arşiv Fatura Nasıl Kesilir?

e-Arşiv fatura kesme yöntemleri ile e-fatura kesme yöntemleri aynıdır. İşletmeler, GİB Portalı, özel entegratörler veya entegrasyon aracılığı ile e-arşiv faturalarını kesebilirler.

E-Arşiv Fatura Nasıl İptal Edilir?

e-Arşiv faturayı iptal etme süresi 7 gündür. Alıcı ve satıcı taraf 7 gün içerisinde e-arşiv faturayı iptal etme hakkına sahiptir. Eğer bu süre zarfında fatura iptal edilmezse alıcıya yeni bir fatura düzenlenmesi ve gönderilmesi gerekir.

Özel Entegratörlerin e-Fatura ve E-Arşiv Konusunda Avantajları Nelerdir?

• İnternet bağlantısının olduğu her yerde e-fatura ve e-arşiv ile ilgili işlemlerinizi gerçekleştirebilirsiniz.
• Bulut teknolojileri sayesinde istediğiniz cihaz üzerinden sisteme ulaşabilirsiniz.
• e-faturalarınızı ve e-arşivlerinizi 10 yıl boyunca saklayabilirsiniz. Buna ek olarak istediğiniz zaman istediğiniz tarihteki bir faturaya saniyeler içerisinde ulaşabilirsiniz.
• E-faturayı kendi sistemlerinize entegre etmek için herhangi bir yazılım veya donanım yatırımı yapmanıza gerek yoktur.
• Alanında uzman kişilerin sağladığı danışmanlık hizmeti ve verdiği eğitimler ile e-fatura sistemine geçmek ve sistemi kullanmak kolay olur.

 e-Fatura ve e-arşiv ile ilgili tüm süreçlerinizi yürütmeniz için ihtiyacınız olan desteği MDP Group’un alanında uzman ekibinden alabilirsiniz. Böylece e-fatura düzenlemek, göndermek, iptal etmek, arşivlemek ve fatura ile ilgili diğer süreçleri tek bir program üzerinden yönetebilirsiniz.

Detaylı bilgi almak için bizimle iletişime geçebilirsiniz.