e-Dönüşüm Nedir? e-Dönüşüm Sistemleri Nelerdir?

Teknolojik gelişmeler sayesinde hızlı değişimin yaşandığı Dijital Dönüşüm çağı olarak adlandırdığımız bu yüzyılda, çevrimiçi platformlar bilgiye daha hızlı ve kolay bir şekilde erişim sağlayabilmemiz için vazgeçilmez araçlar haline gelmiştir.

Dijital dönüşüm çağı sürekli gelişmekte ve değişmektedir. İşletmelerin bu yeni çağa ayak uydurabilmelerinin ilk adımı ise teknolojinin getirdiği yenilikleri kullanarak dijital dönüşüme uyum sağlamaktan geçmektedir. Dijitalleşmenin önem kazandığı günümüzde, bir işletmenin dijital dönüşüme uyum sağlamaması demek rakiplerinden geri kalması demektir.

Dijitalleşmenin iş dünyasına getirmiş olduğu yeniliklerden bir tanesi de e-dönüşümdür. E- dönüşüm, şirketlerin günlük iş rutinlerini kolaylaştırmayı sağlayan araçları da beraberinde getirmektedir.

e-Dönüşüm Nedir?

e-Dönüşüm, dijital teknolojiyi işin tüm yönlerine dahil etmek için iş uygulamalarını yeniden tasarlamayı içermektedir. Bir başka deyişle bilgi toplamanın, paylaşmanın, iş uygulamalarındaki verimliliği arttırmanın dijital dünyada gerçekleştirilmesidir.

Teknolojik gelişmeleri kullanarak işletmelerin mali yükümlülüklerini kolay bir şekilde yerine getirmelerini sağlayacak e-Dönüşüm süreci, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından başlatılmıştır. Böylece e-dönüşüm, son zamanlarda devlet politikası halini alarak ve sistemli bir şekilde gelişerek daha değerli ve önemli bir hal almaya başlamıştır.

e-Fatura, e-Defter, e-Arşiv, e-Mutabakat, e-Bilet, e-İmza, e-İrsaliye vb. pek çok uygulama e-dönüşüm kapsamında iş hayatımıza girerek şirket çalışanlarının zaman ve maliyetten tasarruf etmelerini sağlamıştır. Bu sayede iş verimliliği de artmıştır.

e-Dönüşüm Kapsamında Ortaya Çıkmış Sistemler Nelerdir?

e-Dönüşüm süreci ile birlikte e-fatura, e-arşiv, e-irsaliye, e-devlet ve pek çok kavram işletmelerin dünyasında yerini almıştır. Bu uygulamalar e-dönüşümün değerini ve önemini ortaya koymakla beraber kamu ve özel sektörler için zorunluluk haline gelmiştir.

Bu başlık altında belli başlı e-dönüşüm uygulamalarına değineceğiz.

1. e-Fatura

Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından 2010 yılında yürürlüğe konan e-Fatura, elektronik ortamda hazırlanan, gönderilen ve saklanan bir fatura türüdür. Kağıt faturadan hiçbir farkı olmayıp aynı hukuki niteliklere sahiptir.

e-fatura çalışanlara faturalama sürecinde kolaylık sağlamakla birlikte daha hızlı ve güvenli bir fatura gönderimi yapmalarına da imkan tanımaktadır.

2. e-Arşiv

e-Arşiv, faturaların ilk kopyalarının, tüm tüketicilere ve müşterilere elektronik ortamda gönderilmesi ve bu faturaların elektronik ortamda saklanı sağlamaktadır.

e-fatura ile e-arşiv birbirine benzese de ikisi farklı fatura türleridir. e-fatura, bu sisteme kayıtlı iki firma arasında gönderilirken, e-arşiv fatura bir tarafın e-fatura kullanıcısı olduğu diğer tarafın ise olmadığı durumlarda gönderilmektedir.

3. e-Defter

e-Defter, muhasebe defteri hesaplarının elektronik ortamda hazırlanmasını, saklanmasını ve Gelir İdaresi’ne gönderilmesini sağlamaktadır. Geleneksel yöntemlerle hazırlanan muhasebe defteri hesaplarının notere onaylatılması gerekirken e-defter ile elektronik ortamda hazırlanan muhasebe defterlerinin noter onayına sunulması zorunluluğu yoktur.

4. e-İrsaliye

e-İrsaliye, işletmelerin “sevk irsaliyesi” olarak hazırladıkları belgelerin, elektronik ortamda hazırlanmasını, alıcısına iletilmesini ve saklanması sağlamaktadır.

e-Dönüşümün Şirketlere Sağladığı Faydalar Nelerdir?

• Kağıt, posta, telefon ve arşivleme maliyetlerini ortadan kaldırmaktadır.
• Maliyetler azalacağı için şirketlerin kar oranlarını arttırmaktadır.
• Ayrıca kağıt kullanımı azalacağı için çevrenin korunmasına katkı sağlamaktadır.
• Çalışanlar üzerindeki gereksiz iş yükü kalkacağı için çalışanların verimliliğini arttırmaktadır.
• Evrakların zarar görmesi ve kaybolması gibi sorunları ortadan kaldırmaktadır.
• Arşivleme işlemleri dijital ortamda yapıldığı için istenilen belgeye saniyeler içerisinde erişim sağlanmaktadır.

Genel olarak bakıldığında e-dönüşümün şirketlere getirmiş olduğu faydalar birbirini takip ederek ve artarak gerçekleşmektedir.