e-Defter Nedir? e-Defter Uygulamasına Başvuru Nasıl Yapılır?

Günümüzde yaygınlaşan e-dönüşüm uygulamaları yapılan resmi düzenlemeler ile birlikte zorunlu hale getirilmektedir. e-dönüşüm ile birlikte gelen yenilikler yevmiye defterine de yansıdı ve e-defter olarak elektronik sisteme dönüştü. Biz de bu yazımızda e-Defter ile ilgili en çok merak edilen konuları ele aldık.

e-Defter Nedir?

Vergi Usul Kanunu (VUK) ve Türk Ticaret Kanunu’na (TTK) göre kayıt altına alınması zorunlu tutulan büyük defter ve yevmiye defterlerinin elektronik ortamda hazırlanması, muhafaza edilmesini sağlayan bir e-dönüşüm uygulamasıdır.

e-Defterin manuel olarak kayıt altına aldığımız yevmiye defteri ve büyük defterden (defter-i kebir) hukuki olarak hiçbir farkı yoktur. Çünkü e-defter kayıtları da GİB tarafından belirlenen format ve standartlara uygun olarak tutulmaktadır.

e-Defterler, kağıt olarak basılmaya gerek olmadan kaydedilmekte, değişmezliği ve kaynağının güvenirliği kayıt altına alınmaktadır. Bu da firmalar için mali mühür ile, gerçek kişiler için ise elektronik imza ile sağlamaktadır. Bir firma, e-defter uygulamasına geçtikten sonra muhasebe kayıtlarını Gelir İdaresi Başkanlığı’na göndermez. Bunun yerine GİB’e elektronik imza veya mali mühür ile berat olarak göndermesi gerekmektedir.

Ek olarak, e-defter uygulamasını kullanan firmalar artık kâğıt ortamında defter tutmayacaktır. Bu sebeple fiziki defterler için kapanış onayı yaptırmalıdır.

e-Defter Uygulamasının Avantajları

• Zamandan tasarruf edersiniz. Çünkü yevmiye defteri ve büyük defter için harcadığınız zamanı uygulama ile minimum seviyeye indirebilirsiniz.
• Defterlerin basılması, gönderilmesi ve onaylanması için harcanan ücretler ortadan kalkar. Bu sayede maliyetleriniz büyük oranda azalır.
• e-defter ile kayıtlarınızı dijital ortamda 10 yıl süreyle güvenli bir şekilde arşivleyebilirsiniz. Böylece arşivleme masraflarınız da ortadan kalkar.
• Çevreyi koruma konusuna katkıda bulunursunuz.

Kısaca, bu uygulama ile muhasebe kayıtlarınızı hızlı ve düzenli bir şekilde sisteme girebilirsiniz. Ayrıca baskılama, gönderme, notere onaylatma, kâğıt kullanma gibi süreçleri bir kenara bırakırsınız. Böylece hem maliyetten hem de zamandan tasarruf etme şansı yakalarsınız.

e-Defter Zorunluluğu

Cirosu 5 milyon TL ve üzeri olan firmaların zorunlu olarak uygulamaya geçmesi gerekmektedir. Bununla birlikte diğer e-dönüşüm sistemlerinde olduğu gibi e-defter sistemine de gönüllü olarak geçiş yapmak mümkündür. e-Deftere zorunlu geçiş yapması gereken firmalar senenin başında, gönüllü geçiş yapacak olan firmalar dönem içerisinde uygulamaya geçiş yapabilmektedir.

e-Defter Uygulamasına Başvuru Nasıl Yapılır?

Öncelikle belirtmemiz gerekiyor ki işletmelerin e-defter uygulamasını kullanabilmeleri için belli başlı şartları karşılaması gerekmektedir. Buna göre şirketlerin mali mühüre, tüzel kişilerin ise nitelikli elektronik imza sertifikasına sahip olması gerekmektedir.

Ek olarak defterlerini elektronik ortamda oluşturmak, kaydetmek, saklamak ve onaya sunmak isteyen işletmelerin GİB onaylı bir yazılıma da sahip olmaları gerekmektedir.

Bu şartları karşılayan tüzel kişi veya gerçek kişiler uygulamaya başvuru yapabilmektedir.

Buna göre:

Tüzel kişiler, www.edefter.gov.tr adresinde bulunan başvuru formunu ve taahhütnameyi doldurmalı ve başvuruyu yapan kuruma ait mali mühür ile onaylaması gerekmektedir.

Gerçek kişiler de yine www.edefter.gov.tr adresinde bulunan başvuru formu ve taahhütnameyi doldurmalı ve kendilerine ait mali mühür ya da nitelikli elektronik imza ile onaylaması gerekmektedir.

MDP Group tarafından geliştirilmiş olan SAP e-Defter Çözümü ile yapabilecekleriniz:

• Muhasebe kayıtlarınızı tek bir portal üzerinden düzenleyebilir ve yönetebilirsiniz.
• Noter onay zorunluluğu yoktur.
• Filtreleme özelliği sayesinde kayıtlarınızı gün, hafta veya aya göre filtreleyebilirsiniz.
• Kayıtlarınızda düzeltme yapma işlemleri oldukça kolaydır.
• Operasyonel iş yükünüzü ve maliyetinizi düşürür.

SAP e-Defter Çözümümüz ile ilgili daha fazla bilgi almak için çözüm sayfamızı inceleyebilir veya bizimle iletişime geçebilirsiniz.